رپرتاژ آگهی _ یکی از بزرگترین چالشهایی که بسیاری از سازمانهای بزرگ بهمرور زمان و با گسترش ابعاد مجموعه با آن مواجه میشوند، کمبود فضای فیزیکی برای بایگانی اسناد و مدارک است. ریشه اصلی این بحران، متراژ اتاق بایگانی نیست، بلکه ناکارآمدی سیستمهای قفسهبندی سنتی است. در سیستمهای طبقهبندی سنتی که قفسهها ثابت هستند، بیش از ۵۵ الی ۶۰ درصد از کل فضا صرفا به ایجاد راهروهای دسترسی اختصاص پیدا کرده است؛ فضایی که در بیشتر ساعات روز بدون استفاده باقی مانده و عملا فضای مرده محسوب میشود.
هدررفت این فضا در سازمانهای بزرگ که با محدودیت متراژ و هزینههای بالای نگهداری روبهرو هستند، یک چالش اقتصادی جدی است. اگر شما هم در سازمان خود با این بحران مواجه شدهاید و بهدنبال راهحلی سریع و مقرونبهصرفه هستید؛ بایگانی ریلی را به شما پیشنهاد میکنیم. ما قصد داریم تا در ادامه این مقاله ابعاد مختلف چالش نگهداری اسناد در سازمانهای بزرگ را بررسی کرده و به راهکارهای آن بپردازیم. با ما همراه باشید.
بحران انباشت اسناد، چالش حیاتی سازمانهای بزرگ در عصر جدید
انباشت اسناد در سازمانهای بزرگ جزو آن دسته از چالشهایی است که بهتدریج و در طول زمان شکل میگیرد و گاهی مدیران را بهطور ناگهانی غافلگیر میکند. شاید یک روز همه چیز مرتب بهنظر برسد اما مدت کوتاهی بعد، دیگر جایی در بین قفسههای اتاق بایگانی باقی نمیماند و ناچار به قراردادن کارتنهای اسناد در راهروها و انبارکهای غیراستاندارد خواهید بود.
در عصر جدید با وجود حرکت به سمت دیجیتالی شدن و بایگانی مدارک در کامپیوتر، باز هم بسیاری از نهادها همچنان به دلایل مختلف قانونی به نگهداری نسخههای فیزیکی اسناد نیاز دارند.
واکنش اولیه بسیاری از مدیران در مواجهه با این بحران، معمولا جستوجو برای ساختمانهای بزرگتر یا اجاره انبارهای خارج از سازمان است.
این راهکارها با اینکه کاربردیاند اما امکان دسترسی سریع به اطلاعات را از بین میبرند. از طرف دیگر، هزینههای بسیار زیادی را به سازمان تحمیل میکنند. افزونبر این، بایگانی غیراصولی اسناد باعث کاهش شدید بهرهوری کارکنان میشود؛ زیرا آنها مجبورند مدت زمان بسیار بیشتری را به جستوجو در بین آرشیوهای شلوغ و بههمریخته اختصاص دهند تا اسناد موردنظر خود را بیابند.
بایگانی ریلی؛ راهحلی برای باز تعریف فضا
بایگانی ریلی از جدیدترین تجهیزات آرشیو اداری است و یک جایگزین نوآورانه و بسیار کارآمد برای سیستمهای ثابت محسوب میشود. این نوع سیستم به جای کوبیدن دیوارها برای گسترش ابعاد فیزیکی اتاق بایگانی، فضای داخلی آن را بازتعریف میکند!
برخلاف سیستمهای سنتی، قفسههای کمد بایگانی ریلی روی سازههای فولادی سوار شدهاند و بر روی ریلهای نصب شده روی کف حرکت میکنند.
این مکانیزم اجازه میدهد تا چندین ردیف قفسه به صورت فشرده در کنار هم قرار بگیرند و فرد مسئول تنها هنگام نیاز، یک راهروی شناور بین ردیف مدنظر ایجاد کند. بهاینترتیب؛ تمام راهروهای اضافی و بدون استفاده حذف شده و فضای مردهای که ایجاد شده بود، با فضای مفید ذخیرهسازی جایگزین میشود.
با اجرای سیستم بایگانی ریلی ظرفیت فضا ۸۰ الی ۱۲۰ درصد افزایش پیدا میکند. بهعبارت سادهتر؛ شما میتوانید بدون نیاز به جابهجایی به مکان جدید و یا ایجاد تغییر در ابعاد اتاق، تا دو برابر اسناد و مدارک بیشتر بایگانی کنید. برای درک بهتر این مسئله بهتر است به سراغ اعداد و ارقام واقعی برویم. برای نگهداری اسنادی به طول ۱۳۲ متر در سیستم سنتی به ۳۵ متر مربع فضا نیاز است؛ در حالی که همین حجم از مدارک در بایگانی ریلی تنها در ۱۰ متر مربع جای میگیرد. در ادامه بیشتر در مورد مزیتهای مدیریت اسناد سازمانی با کمک سیستم ریلی صحبت خواهیم کرد.
مزایای استفاده از سیستم بایگانی ریلی
همانطور که در بخشهای قبلی اشاره کردیم؛ افزایش ظرفیت ذخیرهسازی اسناد در همان متراژ قبلی، از مزیتهای اصلی اجرای بایگانی ریلی است، اما این تنها مزیت این سیستم نیست. سایر مزایای کمد بایگانی ریلی عبارتاند از:
امکان دسترسی سریع و آسان
طراحی ارگونومیک سیستمهای ریلی کمک میکند تا به آسانی و سریع، تنها با یک حرکت کوچک، به اسناد و مدارک مدنظر خود دسترسی داشته باشید. طراحی این سیستمها به شکلی است که افراد میتوانند حتی چندین تن بار را با کمترین فشار جابهجا کرده و بهسرعت راهروهای مختلف اجرا کنند.
ارتقا بهرهوری کارکنان
با متمرکز شدن اسناد در فضای کوچکتر، کارکنان مجموعه زمان کمتری را صرف پیمودن راهروهای طولانی برای جستوجوی فایلها میکنند. بهاینترتیب، با اجرای بایگانی ریلی هوشمند، بهرهوری کارکنان نیز به شکل قابل توجهی ارتقا مییابد.
امنیت و حفاظت اطلاعات
علاوهبر قفلهای مرکزی و جداگانهای که در این سیستم بهکار رفته است، این قفسهها به سیستمهای ضد زلزله و ضد ریزش نیز مجهز هستند؛ بنابراین از هرگونه خسارت احتمالی در اثر حوادث طبیعی یا خطاهای انسانی در اماناند. افزونبراین، قفسههای ریلی در حالت بسته، اسناد را در برابر عوامل محیطی مخرب مثل گردوغبار، نور مستقیم آفتاب و… نیز حافظت میکنند.
طراحی و نصب آسان و سریع
سیستم بایگانی ریلی متناسب با نیازها و شرایط هر مجموعه، بهصورت اختصاصی طراحی و اجرا میشود. نصب این سیستم نیز توسط تیمی از متخصصان مجرب و با رعایت استانداردهای فنی انجام میگیرد تا فرایند راهاندازی در کوتاهترین زمان و با بالاترین کیفیت به پایان برسد.
کمد بایگانی ریلی، مدیریت هوشمندانه فضا
در این مقاله، به موضوع مدیریت استراتژیک فضا و نقش آن در رفع چالش کمبود فضای ذخیرهسازی پرداختیم. همانطور که اشاره شد، ریشه اصلی بحران کمبود فضا در بسیاری از محیطهای اداری، بهویژه سازمانهای بزرگ، کمبود متراژ ساختمان نیست؛ بلکه استفاده از سیستمهای سنتی و ناکارآمد قفسهبندی ثابت است.
اگرچه این روشها در گذشته پاسخگوی نیاز سازمانها بودند، اما ادامه استفاده از آنها در دنیای امروز میتواند هزینههای مستقیم و غیرمستقیم قابلتوجهی را به مجموعه تحمیل کند. استفاده از کمد بایگانی ریلی، راهکاری هوشمندانه و کارآمد برای رفع این چالش است. با استفاده از این سیستم نهتنها فضاهای مرده را به ظرفیت ذخیرهسازی اضافه میکنید، بلکه به ارتقای بهرهوری کارکنان و امنیت اطلاعات نیز کمک زیادی خواهید کرد.
توجه داشته باشید که برای اجرای بینقص سیستمهای بایگانی ریلی ضروری است که این کار را به مجموعههای حرفهای در این حوزه بسپارید. صنعت بایگان جلیس با بیش از دو دهه تجربه در طراحی و اجرای سیستمهای بایگانی ریلی، یکی از پیشگامان این صنعت در کشور بهشمار میرود. این مجموعه با بهرهگیری از تیمی متخصص شامل مهندسان، طراحان و مشاوران مجرب، اجرای بالاترین کیفیت سیستم بایگانی ریلی را برای شما تضمین میکند.
